Vol.650 リーダーためのメール術

まずはお知らせです。

 

6月26日(月)の朝6時10分頃、NHKおはよう日本」の「おはビズ」のコーナーで

「柴田励司の会議術」が紹介される予定です。名づけて「カイシャインの掟」

(もちろん、トランプ退陣とか、ミサイル発射とかのニュースがあると

差し替えになるでしょうが・・・)

 

しかしまあ、朝早いですから、あとで以下のサイトからも見られると思います。

 

http://www.nhk.or.jp/ohayou/biz/

 

 

「会議とメール」。この2つへの取り組み・改善は急務です。これらの改善なしに

働き方改革はありません。なにしろ日本企業の生産性を下げているのはこの2つだからです。

 

目指す会議の姿は、“全員が議論に参加し、同じ結論を共有、終了後すぐに動ける”

です。メールの送受信対応のゴールは、“メールの奴隷からの解放”です。

 

会議についてはリーダーのファシリテーションスキルを高めることに尽きます。

柴田のスキルを標準化すべく「リーダーのためのファシリテーション術BAW

(Ba/Agenda・Wrap up」なるものを開発しました。これについては別途ご紹介します。

 

その他の要点は「おはビズ」を見ていただくとして、今日のメルマガはメールについて。

特にリーダー(管理職)のメールへの対応の仕方、“リーダーのためのメール処理術”です。

 

組織内の「報・連・相」のほとんどがメールで行われていますよね。役位が高くなれば

なるほど一日に受信するメールの数が大変なことになっていると思います。受信数250は

普通だと思います。私もかつてメールの数には悩まされておりました。250から300が

平均でした。自分の席でメール処理していると追いつきません。日中は会議や商談が

目白押しですから。

 

自分の忙しさから、メール処理が土日や夜中・早朝になったり、受信したメールを

しばらく放置してしまいがちです。これが組織内に「メールの奴隷」を生みます。

「メールの奴隷」は全ての行動がメールに支配されています。メールを待っているので

無駄な時間がたくさん生まれる上に、精神的に休めません。これが生産性向上の

足を引っ張ります。

 

そこで、その気になればすぐできる「5つの術」をご案内します。

 

 

その1:メールは「隙間の時間で処理」。

 

ちょっとした休憩、トイレ等隙間の時間を利用して次から次に処理します。

スマホなどの携帯端末を活用しているのが前提です。5分あれば3通はメール処理できます。

この時間感覚をもって対応しましょう。「5分しかない」ではなく「5分もある!」です。

 

その2:長いメールには電話で対応

 

長いメールにメールで返信すると更にメールを呼びます。電話すれば一発で終わります。

そもそも、双方向でやればすぐに終わることをメールにするから余計な手間を生むのです。

 

その3:腹立たしいメールは1日放置

 

腹が立つメールが届くことがあります。すぐに返信してはいけません。余計な感情が伝わり

事態を悪化させます。返信文をすぐに書いたとしても、送信を1日待ちましょう。

一晩寝た後で改めて読み、冷静に文章のトーンをチューニングし、余計な文章を削ります。

 

その4:部下からのメールには既読のサインをすぐに送る

 

“メール見ました。来週の*曜日までに返信します。”といった返信をすぐに

いれておきましょう。

 

じっくり読んでから対応しようと自分では思っていても部下にそれは伝わっておりません。

“届いた。来週返事する”。これがないから、部下はいつ返事がくるかわからないので

ずっとスタンバイ状態になります。それだと本当の意味で部下は休めません。

まさに「メールの奴隷」になります。

 

その5:休日に書いたメールは下書きフォルダに

 

週末にメールの返事を書く場合、それが緊急の場合を除き、休日の送信は止めましょう。

下書きフォルダにいれておき、月曜の朝に送りましょう。“返信急ぎません”と書いた

としても、忠実な部下ほど休日に返信してきます。

 

 

リーダー、特に中間管理職の会議、メールの処し方が変わると組織全体の行動が変わります。

繰り返しになりますが、これなしに、全体の生産性の向上はありません。労働時間を

制限したとしても、本質が変わないとアングラ残業を生んだり、業務の品質に

影響が出ます。本質的な行動改善を通じた働き方改革をお薦めします。

 

 

おまけー1:山城経営研究所主催の「柴田励司の講演」20名の方をご招待します。

 

「社長の覚悟~真に人を生かし強い組織をつくるために~」

2017 年 7 月 24 日(月)15:00~17:00 椿山荘東京 11F マーガレット

 

7月3日まで申し込みを受け付けます。

 

定員が一杯になった場合は抽選とし、結果をお知らせします。

ご希望の方は以下までメールでお申込みください。

 

お申込み先:花輪朱美 hanawa@kae-yamashiro.co.jp

氏名・会社名・お役職・メールアドレスを明記の上お申し込みください。

 

 

おまけー2:着るだけで腹が割れるTシャツを着ている人の話を聞いてみたい。

 

 

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