Vol.708「わかりやすいメモを書く」(メールマガジン「人事の目」より) 

わかりやすいメモを書く。リーダーに必要なポータブルスキルです。

ポータブルスキルとは、何の仕事をしようとも役に立つスキルのこと。自分の考えを
わかりやすくプレゼンする力や、わかりやすいメモを書く力は基本中の基本です。
ところがこのスキルが身についていない人が多い。選抜された次世代リーダー候補者
であってもそうです。

スキルなので訓練すれば誰でもできるようになります。ところが、これらについて
訓練した経験がないままに社会人を20年やってしまった、という人が多いように思います。
特に大企業にはこうした人が多い。

私が次世代リーダー候補を鍛える「塾」では、わかりやすい文章を書く力、わかりやすく
プレゼンする力を集中的に鍛えるプログラムをよくやります。「文章1000本ノック」
「プレゼン1000本ノック」がそれです。実際に1000本はやりませんが、短い時間で
集中的に文章を書いてもらったり、ショートプレゼンをしてもらったりします。
文章の場合はA4サイズ1枚に600字程度で書いてもらいます。

私の指示はここからです。

まず、お題に対して賛成なのか反対なのか、自分の主張を書く。その後、その理由を書く。
最後に再び自分の主張を書き、「以上」と文章を終える。このフォーマットで書くこと。

その後、実際にワードで書いてもらった原稿を印刷してもらい、それに赤ペンを入れます。

何と言っても文章の論理構成。流れるように読めないといけません。途中で「ん?」となる
流れはいけません。優秀と言われる人たちは、さすがにこの点はよく気を付けています。
問題はレイアウトです。例えば、

・紙全体のスペースを使っているか
・読みやすさを意識した行間になっているか
・小見出しがついているか
・一つ一つの文章が短文であるか
・そして、しかし、などの接続詞を多用していないか
・一行の終わりで単語が切れていないか 等

表題と小見出しを見ただけで“だいたいの内容がわかる。これがメモの基本です。
その表題と小見出しを見たら“深く読みたくなる”。こうなると“良いメモ”になります。
本文も“見てわかる”くらいの短文で構成されているのが良いメモです。読み返さないと
いけないくらいの複雑で長い文章は?です。

どんなに内容が素晴らしくても、読み手が“読みにくい(読みたくない)”を思うような
レイアウトでは没です。レイアウトについては全く意識していない人が圧倒的に多いですね。
この点については、私から「合格!」と言われるまで、何度でも書いてもらいます。
これを繰り返すことで、みなさん良いメモが書けるようになります。
スキルなのでやれば誰でも書けるようになります。

リーダーの考えが明快であればあるほど、周囲にしてみると働きやすい。禅問答のような
指示や、大事な点が抜けた指示は混乱を招き、組織感情が安定しません。リーダーの声を
自分にとって都合がよいように解釈して話す茶坊主を生みます。これは組織全体に
悪影響を及ぼします。

メモを書くことで自分の考えが整理され、かつ見落としている点に気がつきます。
口頭で(雰囲気で)伝えているおじさんリーダーたちは要注意。部下たちが実際に
やろうとしたときに抜け漏れが多く動けないことや、落とし穴に落ちてしまうようなことに
なりがちです。信頼度が下がりますよ。

わかりやすいメモを書くリーダーは支持されます。バカにできないスキルです。

おまけー1:「そのシャーベット、何味?」「えっと、パイン味のゆずシャーベットです。」
(素人の会話はいつでも面白い。)

おまけー2:大阪のとある自動販売機。130円のドリンクに200円入れたらお釣りが出てきません。

「すみませーん。お釣りがでないんですが・・・」
「そりゃお客さん、出る台ばかり置いてないで。」(パチンコか)

おまけー3:前にも書きましたPHAZE塾の申し込み締め切りが8月12日です。お近くの18歳から
25歳の若者へ、ぜひご案内のほどお願いします。ポータブルスキルが身について、無料で
奨励金(10万円)までもらえる、夢のようなプログラムなので。
(応募者の中から選考しますが)

http://phaze.jp/

※本記事はメルマガ「人事の目」で配信されています。
メルマガ登録(無料)はこちら

関連記事一覧

PAGE TOP