Vol.790「リモート会議の秘訣」(メールマガジン「人事の目」より)

連日のオンライン会議、お疲れさまです。

ツールはいろいろあります。ZOOM、Hangouts、Teamsなどなど。私は操作性、画面の構成
からZOOM派です。セキュリティ上の問題が指摘されていますが、90日以内になんとかする
という発表がありましたね。早期の問題解決を期待します。社内での一対一の連絡では
Hangoutsのビデオチャットを使っています。なんといっても手軽。
リアルに“ちょっといい?”という感じでやれますから。

かつてはリモート会議というと、電話会議でした。これまでカンファレンスコールなるものを
ずいぶんたくさんやってきましたが、明らかにビデオ会議の方がコミュニケーション上の
齟齬がないですね。ノンバーバル(言葉以外の要素)のメッセージも100%とは言えませんが
ピックアップできますし。

さて、リモート会議をスムーズに進めるための秘訣(と言うほどのものではありませんが)
をまとめてみました。ご参考まで。

1. PCで参加する

スマホやパットでもよいのですが、資料を使って説明をしたり、閲覧したりすることを考えると
PCの方が断然やりやすいはずです。また、スマホが空いていれば、ビデオ会議中にスマホを
使って検索したり、アプリを使って別のことができたりします。私はMentimeterというアプリを
使って、ビデオ会議をしながらリアルタイムアンケートをすることが多いので、PCを推奨しています。

2. モバイル・ルーターを避ける

安定的に参加するには自宅や施設のWi-Fi環境を利用した方がいいです。自らが説明者として
資料を使ったプレゼンテーションをする場合には有線下でやるのがベターです。

3. 窓を背にしない

窓を背にしますと、逆光状態になります。顔が見えません。反応がわからないのでやりにくいです。
せっかくのビデオ会議なのですから、表情が見えるように照明を意識しましょう。ちょっとした
ライトをつけることもお薦めです。また、PCのカメラに近すぎますと、顔が全面に出すぎます。
リアルではありえない至近距離になります。自分の画像を確認して適度な位置に調整しましょう。

4. ファシリテイターを置く

これは必須。オンライン会議ですと、リアル会議よりも発言して終わりになりがちです。
誰かが論点を整理し、質問、投げかけをしていきませんと深い議論になりません。
また発言のタイミングがぶつかってしまったり、発言の機会を得られない人が出たりします。
その交通整理も必要です。リモート会議を始める前に、ファシリテイターを決めてやりましょう。

5. 可視化しながらやる

議論の内容をワードやパワポに整理しながらやりましょう。相互理解の促進、議論の拡散
を防ぎます。“画面共有”という機能を使ってオンライン会議の参加者がそれを見ながら
議論できるようにします。この役割はファシリテイター自らがやれると理想的。
そうでない場合には書記を決めてやってもらいましょう。

6. 発言するときは“手を上げる”

発言したいときには“手をあげる”などして表示しましょう。リアルの会議の席上だと
何の合図もせずに発言しても、なんとかなります。発言する人の“気配”が伝わるからでしょう。
オンライン上だと“気配”が伝わりません。

7. 自分の意思をはっきり示す

意思決定が求められているときに「沈黙」はいけません。リアルの会議であれば“空気”を
読んで判断できるかもしれませんが、リモート会議ではできません。
選択肢は「賛成」、「反対」、「判断できない」の3つです、この3つのいずれなのか、
はっきり示しましょう。


リモート会議をスムーズに行うためのカードを作ってみました。
「Agree(青)」「Disagree(赤)」「Can’t judge(黄色)」「Question(緑)」「Speak(白)」の
5枚セットです。ご希望の方に無償でお送りします。

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