今日は、オフサイトミーティングの「環境設定」がテーマです。
経営合宿、オフサイトミーティング、研修で外部の施設を使うことがよくあります。この場合、研修の専門施設、ホテル、貸会議室を使うことになりますが、理想的な施設になかなか遭遇しません。
多くの施設側の姿勢はあくまでも「場貸し」。そこで行われるイベントがうまく
いくようにサポートするという姿勢がありません。長時間にわたって議論する場合、環境設定は非常に重要なのですが、ここをわかっていません。もしくは環境設定は利用者側の責任と思っているのかもしれません。
環境設定の主たる責任は利用者側にあります。もちろんです。但し、施設側にもおカネをとっている以上、貢献責任があると思うのです。「貢献責任」というと重い感じですが、せっかくの「場」なので、うまくいくように力を貸して欲しいという期待があります。
まずはレイアウトから。基本形が昔ながらの「学校スタイル」「シアタースタイル」「ロの字」しかありません。まずはここからなんとかしてほしい。世の中の議論、研修は双方向になりつつあります。
“グループディスカッション中心にしたいので、「5人一組の島が5つが入る部屋」をお願いします”とお願いしますと、部屋の中で身動きできないくらいに「島」が押し込まれていたり、”・・・といいますと、どのくらいの広さを希望されますか・・・？”と聞かれることが一般的です。
グループディスカッションをする場合に最適な人数は5名です。この人数ですと、サボることができません。7名もあり得ますが、議論の「聞き役」が生まれてしまいます。全員参加を実践したいのであれば5名以下がよいでしょう。2名だと息がつまります。最少でも3名です。（グループ内でなんらかの意思決定を求めることになることがあるでしょうから、奇数設定がよいでしょう。）
この場合、直径140センチから160センチくらいの円テーブルを「島」にするのが理想的です。
しかし、この円テーブルを用意している研修会場にはまだ遭遇していません。ホテルには円テーブルがあるはずなのですが、直径180センチ級のものか、その半分のサイズしかなく、結果として長方形のテーブルを組み合わせて使うことが多くなります。
更には、この円テーブルの中央、または中央に穴を開けてその下に「人数分のコンセント」があること、会場内に「無線LAN」が飛んでいること、テーブルの高さを60.5センチ前後にしていること・・・ここまで気を遣ってくれると、余計なストレスなく議論に集中できます。
快適に議論をしようとしたら、その円テーブルを中心に24平米はスペースが必要です。
さらにフロアに人工芝がひいてあると最高です。靴を脱いで議論ができます。
部屋の空調が快適なことは基本中の基本です。寒すぎたり、熱すぎるのはNG。
換気が停滞するのもダメ。一つの部屋におじさんを大量に長時間いれておきますと、みなさんが予想される通りの”空気”になります。これを解消できるような仕掛けが必要です。アロマを焚くのも一案です。
天井の高さ、窓（外光が入る）も重要な要素です。但し、スクリーンに投影したスライドが見えなくなるような反射光が出てはだめです。プロジェクターは小型で騒音なし。解像度、明度が高いものを。
ホワイトボードは各島に１つ、メインの進行用に１つ必要です。プリンター付やPCに接続している電子白板だと尚よし。ホワイトボードマーカーはかすれないものを最低3色用意。
大型のポストイットとサインペンを片隅に用意。
休憩時には快適なBGM、リフレッシュメントとしてちょっとしたキャンディー、チョコレートなどを用意すると共に、ジュース、ウーロン茶、コーヒーを飲みたいときに飲めるように用意しましょう。
会議室の中で作成した資料を印刷するためのプリンターがあり、会場から接続できるか、或いはUSB対応していること。コピー機も必要。
食事の時間は研修、議論の進捗に併せてフレキシブルに対応が可能。ディスカッションが深夜に及んだときに対応可能なスペースを用意しておくこと。
研修、会議終了時にはさっと帰れるように、タクシーを配車しておくなどの気配りがあると最高。
こういう施設があると必ずリピートオーダーされます。
食事を充実させることでリピートオーダーを期待している施設がありますが、本質を見誤っています。研修担当者や事務局からすると「飯がうまい」ところがいいのは当然ですが、実際に利用している側からすると、時間が制約されているのにフルコースチックなサービスを用意されたり、午後の議論に影響が出るほどの量を提供されるのはむしろ迷惑。（わかってないな、と思います。）
こういう施設が出来ましたら、お知らせください。柴田主催の研修、経営会議、その他イベントではその施設を必ず使用します。ホテルの宴会部の方、研修施設の方、よろしくお願いします。(どうしたらよいかわからない場合にはご連絡ください。徹底的にアドバイスします。)
おまけー１：京急の中で新著「遊んでいても結果を出す人、真面目にやっていても結果の出ない人」を読んでくれているおじさまを発見！ 写真撮ってFacebookに上げたいところですが、車中で写真撮ると捕まりそうな・・・ (・・;)
おまけー２：7月18日の「遊んでいても結果を出す人・・・」のライブラリートークですが先週水曜日に満席となりました。ありがとうございます！ が、当日までにキャンセルになる方も毎回いるので、キャンセル待ちであってもぜひ！
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