ビジネスメールのマナー(「人事の目」829号)

労働生産性向上のためにビジネスメールマナーを見直そう

今日のテーマは社内コミュニケーションの「お作法」です。

社内のストレス、組織の生産性低下。コロナ禍で顕在化した課題ですよね。社内コミュニケーションの「お作法」を改めて確認してみてはいかがですか。きっと効果がありますよ。今後、ワクチンが行き届き「アフターコロナ」になったとしても、リモートアクセスは普通に選択肢の一つになるはずです。今のうちに再確認しておきましょう。

社内コミュニケーションには「計画されたもの」と「必要に応じて行う、いわば“オンデマンドもの”」があります。

「計画されたもの」の代表的なものが「会議」です。「会議」の良し悪しは「会議のファシリテーション」「事前準備(事前に共有しておく情報の範囲と量)」「会議体そのものの設計(他の会議や重要なイベントとの兼ね合いからの日程設定と誰が参加するか等)によります。

特に社内にストレスを生み、組織の生産性を下げているのは「オンデマンド」ものです。中でもメールによるコミュニケーションから生じるストレスについて、あちこちの企業で聞きます。

  1. メールへの反応が遅い(送信側のストレス)
  2. 休日・深夜に送ってくる (受信側のストレス)
  3. 長文で読むのに時間がかかる /何を言いたいのかわからない(受信側のストレス)
  4. メールですべてのコミュニケーションを完結させようとする(受信側のストレス)
  5. TO/CC/BCCの違いを理解していない (送信側と受信側、双方のストレス)
  6. 一回で済む内容にもかかわらず、何度もやりとりすることになる (送信側と受信側、双方のストレス)

代表的な「メールに関わる問題(不満)」です。これらの不満を生じさせないように「メールのお作法」を全員で確認するのです。

ビジネスメールのお作法(マナー)とは

ビジネスメール マナー例えば、日本の家屋においては玄関で靴を脱ぐ、座布団や畳のへりを踏んではいけない。これらは和室における“お作法”ですね。これが守られないケースは、“知らない”から守っていない、または“知っているが軽んじている”のどちらかですね。対処は単純、啓蒙と注意です。同じことをやりましょう。

まずは「啓蒙」です。メールのやりとりは当たり前すぎるので改めて“作法”を確認していないのではないでしょうか。一つの提案です。以下のような言葉を書いたシールを作成して配ります。(もらって嬉しいデザインに。キャラクターが言っている絵でもOK.)

  • 「24時間以内に返信!」
  • 「今送る? 相手は休んでない?」
  • 「1分で読める量か?」
  • 「相手に動いてもらうのなら、口頭でも伝えた?」
  • 「CC/BCCは返信不要(しちゃだめ)」
  • 「なんどもやりとりしないことを意識した?」

その上で、行動評価にこれらの項目を反映させます。更に、これらについて“守られていない”場合には強制的にそのシールをPCに貼ってもらいます。これが注意です。

たかがメール、されどメール。“お作法”をみんなで意識するだけで結構変わりますよ。

おまけ

おまけー1:「マトリックス4」が公開されると聞き、1から3までをNetflixで一気に見ました。公開当時ワイヤーアクションなどが目を惹きましたが、改めて見てみると実に深い作品です。自分が存在する“システム”について考えさせられます。

おまけー2:「芋ようかん、ください」「あんこ玉でよろしいでしょうか?」
「白金台の交差点に向かってください。」「碑文谷ですね」
「長ネギあります?」「たまねぎですか?」  こういう会話が続くとマトリックス上のバグだと思います。

おまけー3:OTで活躍してくれている、役者の積圭祐さんが英語落語ツイキャス 「KEI’S ENGLISH RAKUGO at SABANOYU」をやります。前に見せてもらったことがありますが、なかなか面白いですよ。

2021年2月28日(日) start 17:00 (視聴料金 ¥1,500円)
https://twitcasting.tv/c:saba38live/shopcart/52090?hl=en


執筆

Indigo Blue 代表取締役会長
柴田 励司(Reiji Shibata)
上智大学卒業後、京王プラザホテル入社。在籍中に、在オランダ大使館出向。その後、組織・人材コンサルティングを専門とするマーサー・ヒューマン・リソース・コンサルティング(現マーサージャパン)に入社。2000年には、38歳で日本法人代表取締役社長に就任する。以降、キャドセンター代表取締役社長、デジタルスケープ(現イマジカデジタルスケープ)取締役会長、デジタルハリウッド代表取締役社長、カルチュア・コンビニエンス・クラブ代表取締役COOなどを歴任。2010年7月より株式会社Indigo Blueを本格稼働。

 

 

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